Sve što trebate znati za izdavanje računa u Hrvatskoj

Zakonski okvir

Cilj svakog poduzetnika je dobiti, uspješno odraditi i naplatiti posao. Da biste naplatili posao, morate izdati račun, a formu i sadržaj računa regulira država.

Opći zahtjevi za račune

Kao što smo već napomenuli izdavanje računa u Hrvatskoj strogo je definirano zakonskom regulativom. Da biste osigurali da vaši računi ispunjavaju sve zakonske zahtjeve, važno je razumjeti i primijeniti sljedeće opće zahtjeve:

Obavezni elementi računa

Svaki račun koji izdate mora sadržavati niz ključnih informacija kako bi bio zakonski valjan. To uključuje ime i adresu izdavatelja, OIB izdavatelja, ime i adresu kupca, OIB kupca ako je primjenjivo, datum izdavanja, broj računa, detaljan opis proizvoda ili usluga, uključujući količinu, cijenu i računicu PDV-a. U nastavku teksta ćemo proći kroz sve obavezne elemente, a na nekima se i posebno zadržati.

Sekvencijalno numeriranje

Broj računa jedan je od najvažnijih podataka na računu. Svaki račun mora imati jedinstveni broj koji se dodjeljuje u sekvencijalnom redoslijedu. Detaljno o pravilima numeracije računa pročitajte u nastavku teksta.

Izdavanje na vrijeme

Računi se moraju izdati najkasnije u trenutku isporuke dobara ili završetka pružene usluge. Ako se plaćanje vrši unaprijed, račun se mora izdati u trenutku primitka plaćanja.

Pohrana

Važno je ne samo pravilno izdati račun, već i pravilno ga pohraniti. Zakon diktira da računi moraju biti pohranjeni najmanje 11 godina.

Elektroničko izdavanje

Papirnati računi su naravno i dalje u upotrebi, no elektronički računi postaju sve popularniji zbog svoje praktičnosti i ekološke održivosti. Elektronički računi moraju ispunjavati iste zakonske zahtjeve kao i papirnati.

Pravilno izdavanje računa ne samo da osigurava zakonsku usklađenost već i štiti vaše poslovanje od potencijalnih kazni i pravnih komplikacija.

Obavezni elementi računa

Evo popisa podataka koji moraju biti uključeni na računu

1. Ime i adresa izdavatelja računa: Puni naziv i adresa sjedišta poduzeća ili obrta koji izdaje račun.
2. OIB izdavatelja računa: Oznaka poreznog broja (osobni identifikacijski broj) izdavatelja.
3. Ime i adresa kupca: Puni naziv i adresa sjedišta poduzeća ili osobe kojoj se račun izdaje.
4. OIB kupca: Ako je kupac porezni obveznik, potrebno je navesti i njegov OIB.
5. Datum izdavanja računa: Datum kada je račun izdan. Ukoliko se račun izdaje nakon datuma isporuke, tada je potrebno datum isporuke posebno istaknuti.
6. Datum isporuke proizvoda ili usluga: Datum kada su proizvodi ili usluge isporučeni, ako se razlikuje od datuma izdavanja računa. Ako se ne razlikuje, može se izostaviti.
7. Redni broj računa: Jedinstveni broj računa koji se dodjeljuje prema kronološkom redoslijedu izdavanja.
8. Opis isporučenih proizvoda ili obavljenih usluga: Detaljan opis što je isporučeno ili koje su usluge obavljene.
9. Količina i vrsta isporučenih dobara ili obujam obavljenih usluga: Koliko jedinica proizvoda ili koliko je usluga pruženo.
10. Jedinična cijena bez PDV-a: Cijena po jedinici proizvoda ili usluge bez poreza na dodanu vrijednost.
11. Ukupna vrijednost isporučenih dobara ili obavljenih usluga bez PDV-a: Ukupna cijena prije dodavanja PDV-a.
12. Stopa PDV-a: Postotna stopa poreza na dodanu vrijednost koja se primjenjuje na proizvode ili usluge.
13. Iznos PDV-a: Ukupan iznos poreza na dodanu vrijednost koji se naplaćuje na računu.
14. Ukupan iznos za plaćanje (uključujući PDV): Konačni iznos koji kupac treba platiti.
15. Način plaćanja: Podaci o načinu plaćanja (npr. gotovina, kartica, bankovni prijenos).

Točke 11-13 odnose se samo ako je izdavatelj računa u sustavu PDV-a uz zakonske iznimke kod izdavanja računa u EU i treće zemlje.

Formiranje broja računa

Broj računa izdanih od strane firmi i obrta u RH, fiksno je zadan i sastoji se od tri djela:

redni broj / oznaka poslovnog prostora / oznaka naplatnog uređaja.​

Redni broj

Kreće od broja 1 i uvećava se za jedan sa svakim slijedećim računom. Nakon isteka kalendarske godine, broj se resetira, te prvi izdani račun u slijedećoj kalendarskoj godini opet ima broj 1.

Oznaka poslovnog prostora

Većina jednostavnih firmi može postaviti ovu oznaku na "1" i nikad više ne misliti o tome. Ukoliko poslujete na više lokacija, odnosno ako morate izdavati račune na više lokacija, svaka od tih lokacija morat će imati svoju jedinstvenu oznaku.

Oznaka naplatnog uređaja

Kao i kod oznake poslovnog prostora, ako ste jednostavna firma, postavite u "1" i doviđenja. Ukoliko imate više od jednog naplatnog uređaja, svaki naplatni uređaj morat će imati svoju zasebnu oznaku.

Zaključno, za većinu firmi i obrta, prvi račun izdan u kalendarskoj godini imat će broj 1/1/1, peti račun 5/1/1, a sedmi 7/1/1.

Izvor: https://www.porezna-uprava.hr/pozivni_centar/Stranice/Broj-racuna.aspx

Iskaz PDV-a na računu

Ukoliko postoji obveza obračuna PDV-a na računu, izdavatelj je dužan obračunati i detaljno navesti izračun PDV-a po svakoj stavki računa posebno te ponovno za konačni iznos računa.

O obvezi obračuna i pravilima iskazivanja PDV-a na računu detaljno smo pisali u članku: Sve što trebate znati za izdavanje računa u Hrvatskoj

Elektroničko izdavanje i pohrana računa

U Republici Hrvatskoj, zakonodavstvo omogućava izdavanje računa u elektroničkom obliku pod jednakim uvjetima kao i za papirnate račune, uz poštivanje određenih pravila koja osiguravaju njihovu pravnu valjanost i integritet. Evo dvije ključne točke o elektroničkom i papirnatom izdavanju računa prema hrvatskim zakonima:

• Elektronički računi imaju istu pravnu snagu kao i papirnati računi, pod uvjetom da su autentičnost njihova izvora i integritet sadržaja zajamčeni od trenutka njihova izdavanja. Drugim riječima, nakon što je račun izdan i proknjižen, više se ne smije mijenjati.
• Elektronički računi kao i papirnati moraju biti pohranjeni tijekom zakonskog razdoblja za pohranu, koje je najmanje 11 godina. U slučaju elektroničkih računa, računi se moraju pohraniti u elektroničkom obliku na način da se omogući ponovno stvaranje računa u obliku prikladnom za čitanje.

Zaključak

Zaključno, pravilno izdavanje računa ne samo da je zakonski zahtjev, već je i ključno za održavanje zdravih financija i profesionalnog odnosa s klijentima. Korištenjem modernih alata i aplikacija za izdavanje računa, tvrtke mogu značajno poboljšati svoju učinkovitost, smanjiti mogućnost ljudskih pogrešaka i osigurati usklađenost s aktualnim zakonskim propisima. Automatizacija procesa izdavanja računa omogućuje poduzetnicima da se fokusiraju na ključne aspekte svog poslovanja, dok softver preuzima rutinske, ali važne zadatke.

Bez obzira na veličinu ili vrstu vašeg poslovanja, izbor pravog softvera za izdavanje računa može biti ključan za optimiziranje vaših operacija. Ulaganje u pouzdane i prilagodljive alate nije samo trošak, već investicija u temelje vašeg poslovanja. S pravim alatima i praksama, izdavanje računa može postati jednostavan i efikasan dio vašeg poslovnog procesa, što doprinosi općem uspjehu i rastu vaše tvrtke.